Het voordeel om als eventprofessional te werken met een evenementplanningsoftware? Je hebt al je waardevolle gegevens over het evenement dat je gaat organiseren op één overzichtelijke plek, waar jij en je collega's samen aan je event kunnen werken. Maar er zijn nog heel wat andere pluspunten aan werken met een online eventmanagementsoftware. Je ROI (Return On Investment) bijvoorbeeld.
Staat jouw eventplanningtool nog altijd in Excel? Wat ga je doen als jouw projecten groter worden? Je meer doelgroepen, meer personeel en meer locaties krijgt? Je meerdere evenementen parallel organiseert? Of misschien trek je wel naar het buitenland. Hoe pak je het aan als je niet alleen meer een live-event organiseert, maar ook een online of hybride versie? Evenementencoördinator werd recent nog vermeld in de top vijf van meest stressvolle banen, waarbij sommige organisatoren tot twintig uur per dag werken. Trek je dat nog veel langer? Zie jij door de bomen het bos nog bij het managen van je evenementen? Ben je niet zeker meer? Misschien is het dan tijd voor verandering! Tijd om (gratis) eventplanningtools te leren kennen!
Eventplannersoftware zijn gebruiksvriendelijke en slimme planningtools die je kunt inzetten bij het organiseren van jouw evenementen. Een online eventmanagementtool verbetert niet alleen de planning van je activiteiten, deze manier van werken heeft ook een impact op het rendement van je evenementen. En dat maakt een mooie groei van je activiteiten verder mogelijk. The sky is the limit, en doen we het daar niet allemaal voor?
De waarom van evenementplanningsoftware
Eventmanagementsoftware verbindt alle delen van je eventorganisatie met elkaar. Zo hoef jij niet meer met verschillende (online of offline) systemen te werken, waardoor je jezelf en je team tijd bespaart en je minder fouten maakt omdat je altijd met realtime informatie werkt. Time is money, dat is wetenschappelijk bewezen.
Een overzicht over al deze eventinformatie (zoals taken, to do's, budget, draaiboeken, ...) geeft je ook een beter inzicht in je totale planningsproces. Na je evenement kun je met deze gegevens aan de slag en dat is een goede basis om je processen verder te optimaliseren en zo nog meer toegevoegde waarde te creëren. Een professionele eventplanningsoftware ondersteunt dus niet alleen je flexibiliteit en je productiviteit maar uiteindelijk ook het vermogen van je bedrijf om in de toekomst verder te kunnen groeien.
eventplanner.net ontwikkelde een verrassend veelzijdige en volledig geïntegreerde eventplanningsoftware voor de eventprofessional die zijn zaakjes gestructureerd op orde wil en tegelijkertijd ook verder wil groeien met zijn bedrijf. 'Vanuit onze kennis en ervaring in deze mooie sector, weten wij perfect voor welke hete hangijzers mensen in de evenementenbranche staan. Samen met onze developers ontwikkelden we daarom deze gebruiksvriendelijke en efficiënte eventplanningsoftware', vertelt Kevin Van der Straeten, oprichter van eventplanner. Alles wat je moet weten over de verschillende nuttige functionaliteiten vind je hier:
Moodboards
Moodboards is de eventmanagementsoftware waar je als eventprofessional al je ideeën in kunt verzamelen én delen met je medeorganisatoren.
Moodboards zijn super handig als je evenementen gaat organiseren, zowel voor een reeds gepland event als wanneer je proactief al wat inspiratie wil opdoen. Met de gratis moodboards in de eventsoftware van eventplanner.net verzamel je al je visuele ideeën die een gevoel, emotie, sfeer of ambiance weergeven. Je pint ook bijzondere eventlocaties, vernieuwende leveranciers zoals cateraars of entertainment, animatie en andere interessante ideeën en tips over bijvoorbeeld geschikte eventdecoratie, inrichting en technische infrastructuur voor je evenement. Ook de tv-uitzendingen of artikels van eventplanner.net pin je in no time op je bord.
De collage van ideeën helpt je als eventorganisator je creatieve visie vorm te geven en je plannen te verwezenlijken. Je verzamelt niet alleen deze inspirerende informatie, met deze online eventmanagementtools deel je ze ook met je medeorganisatoren of eventleveranciers. Al je evenementen ideeën zitten zo op één online plek. Moodboards is de Pinterest van de eventplanners als het ware.
Checklists
Met de checklists evenement planning software hou je elk belangrijk detail van je evenement in het oog.
Je organiseert een evenement? Dan begin je normaal gezien met een to-dolijst op te maken. In de tool Checklists van de eventsoftware van eventplanner creëer je niet alleen taken, je omschrijft ze ook, duidt hun prioriteit aan, geeft de voortgang van de taak aan (via een eenvoudige drag-and-drop) en wie er verantwoordelijk voor is (de owner).
Als eventplanner heb je het doorgaans druk. Om het je nog gemakkelijker te maken is deze tool voor eventorganisatoren daarom vooraf ingevuld met items, die afgestemd zijn op het type evenement dat je organiseert. Makkelijker kan het niet en je bespaart er heel wat tijd mee! Staat er een item bij dat niet in jouw evenementenplanning past, dan verwijder je dat eenvoudig in deze eventplanningsoftware. Of je voegt even gemakkelijk nieuwe items toe die belangrijk zijn voor jouw evenement. Kortom, Checklists van eventplanner.net is een volwaardige projectmanagementtool die niet mag ontbreken in jouw set van efficiënte planningtools.
Draaiboeken
Met de online eventtool Draaiboeken beheer je eenvoudig alle actiepunten voor jouw evenement.
Met deze online event management tool van eventplanner.net, hou je overzicht en structuur voor, na en tijdens je evenement. Je beheert er heel eenvoudig alle actiepunten in en integreert ze naadloos in je projectplan. Je kunt zowel praktische zaken als meer technische aspecten opnemen in deze project management software: de begin- en einddatum en het uur van je event, wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is voor de taak en waar (de plaats of de sublocaties waar je evenement plaatsvindt). Alle informatie wordt visueel aantrekkelijk en overzichtelijk weergegeven.
Je kunt je draaiboek ook perfect opdelen in verschillende onderdelen of secties. Deze opsplitsing is heel overzichtelijk: de voorbereiding van je event, de opbouw, de dag van je event zelf en de afbouw nadien. Je deelt al deze info heel gemakkelijk met heel je team, van je interne event medewerker tot je externe leveranciers.
Budgets
Money, money, money! Met de online tool Budgets hou je het overzicht over je eventbudget! Je zet er alle eventkosten in en voegt ook de inkomsten toe uit bijvoorbeeld ticketverkoop of sponsoring. Zo is je businesscase compleet.
Verhoog of verlaag je de parameter 'aantal gasten', dan passen de rest van de kosten zich automatisch aan. Handig toch? En organiseer je een professioneel evenement, dan voeg je in de geavanceerde modus van de tool alle prijzen exclusief btw toe, en Budgets berekent de btw voor jou.
Evenement planning software, maar niet zoals je die kent
Met de geïntegreerde evenement planning software van eventplanner.net heb je nu één centrale plek waar al je waardevolle informatie zit die je als event planner nodig hebt. De tool is perfect geschikt voor kleine en grote en online events: van seminars tot beurzen, van mega muziekfestivals tot intieme concerten, van teambuildings tot personeelsfeesten en ook grotere privé party's zoals verjaardagen, babyborrels, bruiloften en pensioenvieringen.
En last but not least, de evenementplanningsoftware van eventplanner.net is niet enkel je trouwe hulp bij het organiseren van fantastische, wonderlijke, mindblowing evenementen, deze eventmanagementsoftware is helemaal gratis.
Gratis? Je evenement planning software van eventplanner.net is echt helemaal gratis. Je krijgt:
Een onbeperkt aantal evenementen die je kunt aanmaken
Een onbeperkt aantal gebruikers of contacten
Een onbeperkte hoeveelheid data die je kunt opslaan
Onze stellige belofte dat we de komende tijd nog meer functies en tools gaan toevoegen aan onze eventplanningsoftware voor het organiseren van evenementen zodat we je in de toekomst nog beter van dienst kunnen zijn.
Je kunt jezelf dus beter afvragen: waarom gebruik ik deze tools niet? Organiseer je een trouwfeest? Check dan zeker ook de pagina van onze weddingplanningsoftware.
Kennismaken met event software van eventplanner.net?
Wegwijs in deze software geraken? Nog meer te weten komen over deze handige planning tools? Bekijk snel het korte instructiefilmpje bovenaan deze pagina. Al je vragen worden daarin duidelijk beantwoord. Helemaal overtuigd van deze gratis event planning tool na het lezen van dit artikel? Ga meteen aan de slag! Veel succes!